Admicove.com

Muy buenas. Tengo unas preguntas que me están volviendo loco:

1ª: a la última junta extraordinaria no asistió el administrador, convocado por burofax. Redactamos el acta y lo firmamos 6 de los asistentes, y se lo entregamos así al administrador en su despacho. Tras mandarnos un burofax dimitiendo de su cargo, fuímos a su despacho a recoger toda la documentación, entre ella el libro de actas. En él no había sido transcrito este último acta. Actualmente no tenemos administrador. Ese acta aún no está en el libro de actas, porque no sabemos cómo se hace: ¿qué pasos hemos de dar para que el acta aparezca en el libro, que tiene las hojas numeradas y no son simples folios?

2ª: entre la documentación recogida, se incluye la factura de pago de la ley de protección de datos, aún vigente. Al desaparecer el administrador, ¿desaparece tambien ese documento, o lo heredamos los vecinos y el nuevo futuro administrador?

3ª: mientras decidimos quién le sustituye, las remesas de enero y febrero se las estoy pasando yo al banco, en calidad de presidente de la comunidad. Como no soy administrador de fincas ni estoy en el CAF, no tengo un seguro de responsabilidad civil. ¿Estoy incurriendo en ilegalidad? ¿He de pagar uno? ¿El seguro de la comunidad cubre mi responsabilidad civil?

4ª: como el anterior administrador esperó sus 45 días legales para darnos la documentación, nos metíamos en enero, había que pasar las remesas del mes al banco y el administrador no quería hacerlo porque ya no trabajaba para nosotros, y yo no conocía lo que le tocaba pagar a cada vecino... opté por calcular por mi cuenta vecino a vecino su parte de los pagos en relación a su cuota de participación (m2), pues ese dato sí lo tenía. Así descubrí que llevabamos todo el año pagando inapropiadamente, pues no coincidían las cuotas que se pagaban según los m2. Esto es: algunos pagaban todos los meses más de lo que les correspondía, y otros menos. El mes de febrero lo he calculado para cerrar el año (de febrero 2010 a febrero 2011) según las cuotas que nos pasaba el administrador. El cómputo final del año es que las cuotas ni han subido ni han bajado, aunque sí es cierto que han bailado: en enero pasé las cuotas correctas (las que calculé antes de tener los números del administrador), y en febrero hice el cálculo para que entre enero y febrero
se pagase lo mismo que corresponde según los cálculos erroneos que hizo el administrador. En resumen: no se han modificado las cuotas anuales. Pero sí ha habido baile estos dos meses, para pagar lo mismo que si no hubiera habido baile. Se que para modificar las cuotas hace falta acuerdo. ¿He hecho involuntariamente algo ilegal?

5ª: Cuando aprobemos las cuentas de 2011, ¿habríamos de incluir un anexo que se diga que se les devolverá el dinero a los que pagaron todo el 2010 más de lo que les corresponde, y se les subirá la cuota a los que han pagado menos por culpa de error del administrador? Calculo que la mitad de los vecinos estarán de acuerdo, y la otra mitad entrarán en cólera. ¿Es mejor hacer borrón y cuenta nueva y olvidar?

Muchas gracias.

Buenas tardes.

Lo primero, comentarle que lo mejor es que intenten normalizar la situación lo antes posible, y si van a contratar a un administrador, lo hagan cuanto antes, ya que se ahorrará bastante trabajo y quebraderos de cabeza.
Dicho esto, intento responder a sus preguntas lo más claramente que pueda:

1- Lo que tienen que pasar al libro de actas es lo mismo que enviaron al administrador. Si el libro es de hojas desmontables, pueden simplemente imprimirlo, si no, habrán de copiarlo a mano. Entiendo que al no estar el administrador se nombraría a un secretario en funciones (quien redactara el acta) esta persona, y el presidente deberán firmar el acta en el libro (si lo desean, lo pueden firmar los 6 asistentes, por lo excepcional de la situación) . Simplemente deberán pasar el acta a continuación de la anterior, el que las hojas estén numeradas es para controlar que no se quite ninguna o se cambien de orden.

2- La ley de protección de datos no se paga. Es simplemente una ley que regula la gestión de los datos personales. El pago de una factura por los servicios de gestión de una posible inscripción y elaboración de la documentación necesaria (que supongo que será lo que corresponda a la factura de la que hablas) no sirve como justificante del cumplimiento de la ley. Lo primero que debéis de averiguar es quién está inscrito como responsable del fichero de vuestra comunidad.

3- Para girar unas remesas no es necesario tener seguro de responsabilidad civil, ni estar colegiado en el CAF. Eso sí, considero que los propietarios deberían de estar al corriente de la nueva situación. Entiendo que las remesas se están girando desde la cuenta de la comunidad.

4- La cuota de participación puede contener más criterios que el de los m2, por lo que espero que la cuota de participación de la que hablas sea la que aparece en las escrituras, no una cifra calculada a partir de los m2 de cada casa. Con lo que estás comentando de los gastos creo que lo mejor sería hacer una junta y explicar a los vecinos el resultado del análisis de la documentación transferida por el administrador, así como el criterio de actuación que se ha seguido, y establecer entre todos el criterio de actuación a partir de ahora. ¿En que se basa para comentar que había gente que no pagaba lo que le correspondía? ¿Ha revisado bien lo que dicen los estatutos y el libro de actas al respecto?

5- Es muy importante que se asegure bien de que la cuota que pretende aplicar es la correcta.

Coincido con valfinc deben regularizar la situación lo antes posible por su bien y el de la comunidad.
1. El acta debe escribirse en el libro en un plazo máximo de 10 días de la fecha de la reunión, lo lógico es que no haya transcrito el acta puesto que no asistió a la reunión, deberian haber nombrado un secretario provisional para esa reunión que redacte el acta debe firmarla esta persona y el presidente, puede tambien firmar el resto pero no es necesario.
2. El nuevo administrador debe cumplir con la ley de proteccion de datos igualmente pero como bien les dicen el tratamiento que dé a la información no tiene porqúé ser del mismo modo que el anterior, habrá que ver si como se realizó vale para ambos o hay que volver a pasarla.
3.No es obligatoria la figura del administrador, aunque si bastante necesaria pero no es obligatorio ser administrador para pasar las remesas.
4.El pago de las cuotas va en función de los porcentajes de participación de las escrituras y/o estatutos no tiene porqué coincidir con los metros de cada vivienda porque tambien se tiene en cuenta otros criterios terrazas comunitarias... lo optimo es hacer junta explicando todas las medidas que se han tomado con buena fe ante la inexistencia de administrador de manera provisional, que se aprueben para evitar problemas futuros y que el nuevo administrador con toda la documentación analice si están bien los calculo y relaize correcciones o ajustes si fuera necesario, todo siempre con la aprobación de la junta.
5. Cualquier decisión que tomen debe ser aprobada en junta y serán entre todos los que decidan lo mejor, anets de nada deben cerrar bien el ejercicio anterior para que no haya ningún problema y luego ya decidirán que hacer en caso que haya remanente.
Un saludo

Muchas gracias.

Para ampliar:

1. ¿Entiendo que con imprimirlo en las hojas desmontables es suficiente? ¿No ha de pasar por algún registro (ayuntamiento a similar)?
Los 10 días han pasado. ¿Es por tanto ilegal el acta y la reunión?

2. Lo que no sé es si está a nombre del anterior administrador o a nombre de la comunidad. En el segundo caso sigue teniendo vigencia, pero en el primero no. ¿Es así?

3. Efectivamente, los giro desde la cuenta única de la comunidad.
En los casos en que el presidente ejerce de administrador, ¿cómo se cubre la responsabilidad de una futurible mala praxis?

4. La cuota de participación, en la cual se basó el anterior administrador para calcular las remesas de cada mes, se compone de los m2 de los pisos, trasteros, garajes, 1/2 de terrazas y patios, y la parte proporcional de las zonas comunes y de paso. Y con estos datos y los cálculos que hizo el administrador, compruebo que algunos vecinos con un 0,5 han pagado menos que vecinos con un 0,35. Sólo tenemos una cuenta y se prorratean los gastos comunes entre los vecinos, de tal modo que a más participación, más se paga. Tras leer el Libro de Actas, compruebo que nunca se aprobó (ni siquiera se debatió, ni en órden del día ni en ruegos ni preguntas) el que según quién pagase más, o menos, de lo que le corresponde.
He aquí un histórico de lo realizado: a finales de diciembre seguía sin tener los datos de las remesas que vienen pagando los vecinos uno a uno, y el administrador no las giraba al banco; tras calcular en enero las cuotas correctamente y girarlas al banco, recibo por fin el dato de los meses anteriores y veo que no cuadran con mis cálculos de enero. Revisando, veo que las únicas cantidades correctas que se han pagado son las de enero. Para cerrar bien el año fiscal, en febrero recalculo todo para que cada vecino haya pagado estos dos meses lo mismo que le corresponde según los cálculos del administrador. Al final, ni han subido ni han bajado: está todo como lo calculó el administrador en su día. Queda pendiente decidir si se repasan las remesas pasadas de cada vecino uno a uno para ver si el 2010 pagó de más o de menos.

1 las hojas desmontables previamente han tenido que diligenciarse en el registro y el libro igual, primero se diligencia y luego se hacen inscripciones.
2.El libro de actas pertenece a la comunidad y segurá siendo el mismo cambie administrador, presidente... en el figurarán los cambios.
3. La responsabilidad es del presidente las acciones iran contra el.
4. los gastos deben pagarse en principio en base a las cuotas de participación establecidas en la división horizontal y /o estatutos salvo acuerdo unanime posterior de otro criterio aprobado por unanimidad.

Un saludo

¿Qué significa "diligenciar en el registro"? ¿puede por favor desarrollar este proceso en un paso-a-paso para novatos?

Como presidente, estoy haciendo yo, por ausencia, el trabajo del administrador. No por placer, si no porque me pareció leer en la LPH que es mi responsabilidad. Pero no deseo que esta obligación derive en acciones en mi contra. De ser esto así dimito ahora mismo y me quito de jaleos. Encima que me estoy comiendo, gratis (peor aún: gastando teléfono móvil de mi bolsillo sin pasar los gastos a la comunidad) el trabajo de una comunidad de 250 propietarios, perdiendo muchísimas horas de sueño por las preocupaciones, sólo me faltaría el premio de acciones contra mí. De ser esto así: Mañana dimito y nadie gira las remesas de marzo!!!

1º ¿como es la hoja desmontable del libro de actas? ¿Esta en blanco o tiene un sello que pone "registro de la propiedad"? Si contiene el sello, cosa más que probable, ya pueden transcribir las actas. Es un trámite que se hace para dar al libro caracter de documento público. El libro pertenece a la comunidad y en él escribe el secretario-administrador.
2º Las actas, que no son inválidas porque no se hayan inscrito en el plazo legal de 10 días, deben comunicarse a todos los propietarios.
3º Dice el Codigo civil que el presidente debe actuar con la diligencia de un buen padre de familia. Vd hace lo que puede en una situación de interinidad. Dificil será que alguien le exija responsabilidades si no hay mala fé.
4º ¿No hay una contabilidad con su libro mayor y diario? Raro, raro... Yo, lo que haría es reconstruirlo. Pero bueno, con 250 propietarios, es un trabajo importante.
Haga una cosa: busque el presupuesto aprobado para el ejercicio 2010 multipliquelo por el coeficiente de cada uno y tendrá lo que debe´rian haber pagado. Pida las remesas al banco con especificación de titulares y cargos. Reste y le saldrá la deuda de cada cual.

Suerte... Por cierto, ¿en qué provincia están vds?

Buenos dias:
Como bien le ha comentado el compañero no tiene sentido acciones legales y usted como demuestra en el foro actúa desde la buena fé con lo que dificilmente podrán condenarle a nada.
Lo que sí le aconsejo es que contraten a un profesional que les lleve la gestion puesto que 250 vecinos es un numero considerable, hay un trabajo importante que realizar cobro de recibos, gestion de incidencias, seguimiento de proveedores, reclamación de morosos, convocatorias y inscripcion y emision de actas...
Si quiere nos ponemos a su disposición para poder pasarle un presupuesto.
Mucha suerte y un saludo