Admicove.com

Buenas
Es la primera vez que soy Presidenta de la Comunidad y no se como funciona este tema.
Mi comunidad es básicamente de gente mayor y “llevamos 32 años haciéndolo así y va bien...” es su respuesta ante cualquier cosa.
Quisiera normalizar un poco la situación de la comunidad ya que creo que no se esta haciendo bien, lo digo porque me hicieron entrega de un libro de actas en el que también están las cuentas y creo que deben estar separadas, no? Pero no se si basta con comprar el libro y empezar o debo registrarlo en algún sitio, etc.
Prácticamente no guardan ninguna factura, ni recibos, etc. Solo existe una caja con unos cuantos papeles desordenados.
Como ya he dicho quiero arreglar esto o por lo menos intentarlo pero no se como se deben llevar las cuentas de una comunidad, si mensuales, anuales, etc.
En el libro que me han pasado solo hay una cuenta que es Ingresos – gastos, como debo hacerlo??
Alguien me puede explicar de una manera detallada como se deben hacer las cosas correctamente. Muchísimas gracias.

Yo te aconsejo que nombréis un administrador en vuestra comunidad que os ponga en orden todo y al día. De esta forma, te asegurarás, por un lado que las cosas están bien hechas y, por otro, no tendrás que hacerlo tú, que es más trabajo y seguramente te equivocarás en algo. Y si ocurriese así, que te equivocaras, el resto de vecinos te dirán: "¿Ves? Llevábamos 32 años haciendo las cosas de esta manera y no había pasado nada. Ahora que has venido tú a cambiarlo, resulta que bla bla bla...". Y entonces, donde hubo buena intención por tu parte, que has trabajado y dedicado tiempo, no has percibido ninguna retribución o gratificación, resulta que eres responsable y culpable -según los vecinos- de una situación que no preveías. Quizá soy un poco catastrofista, pero mejor que te cures en salud.

El Libro de Atas debe ser registrado por el Registro de la Propiedad al que pertenezca la finca. Por tanto, puede solicitar uno nuevo para ser registrado, debiendo el registrador anular las hojas restantes del libro anterior.
Por otro lado, haga ver a sus vecinos que las cosas no se están haciendo bien, porque hay unas normas legales y contables que cumplir en una comunidad. Seguramente les "vaya bien" porque no ha surgido ningún problema por el que haya habido que acudir a juicio (impugnación de acuerdos, morosidad, etc.)
Las cuentas se deben llevar en un libro de cuentas, que podrá encontrar en cualquier papelería. En este libro se deberán reflejar los ingresos (entradas-debe) y los gastos (salidas-haber) por separado y lo más detallado posible.
En cuanto a los justificantes/facturas, hay que guardarlos durante 5 años y si en alguna factura se incluye garantía por los trabajos realizados por período superior a esos 5 años, entonces ese documento habrá que conservarlo durante el tiempo que dure la garantía.
Creo que le va a resultar complicado "meter en vereda" a la comunidad y a sus integrantes, pero la forma de "llevar bien las cosas" es la legal, y lo aquí expuesto es sólo un aperitivo. Ánimo!

El libro de cuentas debe tambien registrarse en algun sitio o es simplemente" privado" para los vecinos.
El libro que comente que tiene mi comunidad es de hace 25 años o más, le faltan hojas que han sido arrancadas y de repente de una hoja a otra pasan 5 años, que supongo que deben estar en otro libro que no tengo porque el que me han pasado pone libro nº2 en laportada.
Es muy complicado y tiene mucha burocracia lo que me comentas de anular un libro e inscribir otro?
Si eso lo hago lo escrito de otros años queda tambien o tambien las actas ,etc. prescriben a los 5 años?? Gracias