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Hola,

En mi portal de 8 vecinos, acabamos de dejar al administrador (se lo comunicamos personalmente, no se si hay que hacerlo de otra manera) y me he hecho cargo de la presidencia del bloque, realmente aún no, pero proximamente haremos una reunión para comunicarlo (ya me han dicho que no habrá problemas).

He estado viendo en el foro que es una junta extraordinaria lo que debemos hacer, para informar del cambio de presidente y que hemos dejado al administrador, haciendo cargo yo personalmente de dicho trabajo.

Todo esto me plantea un mar de dudas, ya que es mi prrimera vez, pero por el contrario, me gusta el desafío

En esta junta extaordinaria que puntos debería tratar para hacerlo bien?

Acepto todo tipo de sugerencia de como llevar bien esta pequeña comunidad.

Un saludo y gracias por las respuestas

Has llegado al lugar idóneo.

En primer lugar decirle que, una comunid de ocho vecino es muy fácil de llevar y no requiere unos conocimientos extremos.

Han dejado al adminitrador (vuestras razones trendréis) pero este señor ha entregado toda la documentación de la comunidad (contratos de ascensor, limpieza, agua, etc...) Si son 8 vecinos igual no tenéis ascensor y la limpieza os la hagáis vosotros.
También debe entregaros un estado de cuentas. La liquidación haste el día del cese.

Si lo tenéis todo, lo primero es convocar una reunión extraordinaria con el orden del día:1) Renovación de cargos. 2) Presupuesto anual.

La citación más o menos puede ser esta:

CONVOCATORIA A JUNTA DE PROPIETARIOS


En la población de ........................, a .......... de ........................ de ..................



Estimado sr.:

En mi condición de Presidente de la Comunidad de Propietarios de la finca sita en la calle ..........................., nº ........ de esta población, me complace convocarle, como propietario del piso .........., puerta ........, a la celebración de Junta de Propietarios que, con carácter de extraordinaria, se celebrará el día ..................................., a las ........ horas en primera y a las .......... horas en segunda convocatoria, al objeto de debatir y, en su caso, adoptar los acuerdos oportunos, con sujeción al siguiente orden del día:



1. ……………………………………………………………………..
2. ……………………………………………………………………..
3. ……………………………………………………………………..
4. ……………………………………………………………………..
5. ……………………………………………………………………..


Sin otro particular, reciba un cordial saludo



EL PRESIDENTE


Observación: Lo de """a las ........ horas en primera y a las .......... horas en segunda convocatoria""", es un puro formulismo que exige la ley, el espacio entre juntas es de 30 minutos en el caso que la mitad de los propietario no asista a la primera hora. Media hora más tarde la reunión se puede comenzar con el foro que exita en ese momento, es decir que si son ustedes 8 con cuatro no se debe comenzar en la primera citación, con 5 sí y 30 minutos después con los que estén presentes.

También debe de redactar el acta. Esta labor es del secretario, pero en caso de haberlo la puede ejercer el presidente, y el acta iria en la siguiente línea:

ACTA DE JUNTA DE PROPIETARIOS



En ………………… , a …… de ……….. de ………..

Se celebra una reunión Ordinaria/Extraordinaria (escoger una) de la Junta de Propietarios correspondiente a la Comunidad de Propietarios del edificio ………………………………………………..

La Junta ha sido convocada por el Presidente de la Junta de Propietarios, Don …………………………………, a instancia de los propietarios que se indican a continuación:

D............................................................... Piso .............. Cuota .............%
D............................................................... Piso .............. Cuota .............%
D............................................................... Piso ................Cuota ............%
D............................................................... Piso................ Cuota.............%
D............................................................... Piso ................Cuota ............%
D............................................................... Piso................ Cuota.............%


La reunión tiene lugar en primera (1) convocatoria por existir quorum suficiente en la convocatoria.

Asisten personalmente a la Junta los siguientes propietarios:

D............................................................... Piso .............. Cuota .............%
D............................................................... Piso .............. Cuota .............%
D............................................................... Piso ................Cuota ............%

Asisten a la Junta por medio de representante los siguientes propietarios:

D........................................ Piso .............. Cuota .............%, representado por ……..........
D........................................ Piso .............. Cuota .............% , representado por …….........
D........................................ Piso ................Cuota ............% , representado por …….........

El orden del día de la Junta, de acuerdo con la convocatoria efectuada, es el siguiente:

1. .....................................................................................................................
2. .....................................................................................................................
3. .....................................................................................................................
4. .....................................................................................................................
5. .....................................................................................................................

Después de debatir sobre los asuntos incluidos en el orden del día, la Junta de Propietarios ha adoptado los siguientes acuerdos:

1. .....................................................................................................................
2. .....................................................................................................................
3. .....................................................................................................................
4. .....................................................................................................................
5. .....................................................................................................................

Votan a favor:
D ……………………………………………………………….
D ……………………………………………………………….
D ……………………………………………………………….


que representan en conjunto el ……% de las cuotas de participación en la comunidad.
Votan en contra del acuerdo adoptado:
D ……………………………………………………………….
D ……………………………………………………………….
D ……………………………………………………………….

que representan en conjunto el …….% de las cuotas de participación en la comunidad.

Efectuada la votación el Presidente de la Junta de Propietarios proclama el resultado de la misma y el Secretario lee en voz alta este acta en presencia de los asistentes, tras lo cual firman al pie del acta el Presidente y el Secretario de la Junta de Propietarios.


















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Nota 1: Debe expresarse en el acta de la Junta si la reunión se ha celebrado en primera convocatoria o si ha tenido lugar en “segunda convocatoria por no existir el quorum suficiente en la primera convocatoria”.



Bueno para comenzar ya tiene faena. Un saludo y ánimo.

En primer lugar, antes de despedir al administrador tiene que ser aprobado por la mayoría de los propietarios en junta convocada por el presidente, que en estos momentos no parece que seas tú. Otra forma sería a trave´s de la firma del 25% de propietarios o coeficientes de la comunidad y en la propia junta se nombra presidente y secretario al efecto.

Pueden comunicar al administrador sus intenciones, pero mejor que sea por escrito, pero tenga en cuenta que debe ser decisión de la mayoría y quede reflejado en acta que así ha sido.

Necesariamente deben tratar el asunto de cambio de cargos y si tienen algún asunto pendiente que sea relevante pueden incluirlo, aunque lo ideal es no liar mucho una junta de este tipo.

Si llegado el momento es nombrado por mayoría como presidente-administrador, lo más importante es que le dedique el tiempo que necesite la organización de la comunidad y sea honrado consigo mismo y sus vecinos. No es un camino de rosas y necesitara de mucha mano derecha y buena dotes organizativas y de liderazgo. Siempre hay cosas por hacer para que la comunidad funcione mejor de lo que se hace y es lo que no debe olvidar.

Animo y adelante, que entre tan pocos vecinos debe ser posible sin necesidad de dedicarle mucho tiempo, que es el principal problema.

Para ANTONIO R: Gracias por la bienvenida

Sobre el porque hemos dejado al administrador, ya os contaré pero la mancomunidad entera también lo hemos dejado (somos 5 bloques), debido a problemas de “contabilidad”, llamémoslo así.

Al administrador, lo hemos dejado de forma verbal, nada por escrito, no se si se puede hacer así bien o habrá algún problema posteriormente.

Sobre si nos ha entregado por ejemplo, el contrato del ascensor, decir que no; tan sólo os digo lo que nos ha dado: FACTURAS y el libro de actas. Me ha dado una carpeta con facturas de gastos de la luz, telefono, agua y gastos producidos por arreglos en el portal, así como la cuenta corriente abierta en el banco, al cual fui el otro día, y me dijeron que debía llevar una copia del libro de actas donde diga que este hombre ya no se hace cargo de la administración y los nombres de dos nuevos vecinos para poder operar con el banco. Aquí tengo más dudas, ya que no se como realizar bien esta acta, ya que viene en papel sellado por el registro de la propiedad y lo mismo la cago. Así mismo, debo consultar en el banco el modo de hacer pasar los cargos a los vecinos que tienen los gastos domiciliados, ya que tampoco se.

Sobre lo que comentas de poner en uno de los puntos de la junta (que ya hemos realizado): PRESUPUESTO ANUAL, ¿qué pongo aquí? No se el total de ingresos y gastos, ya que hay muchas facturas y seguro que faltan más.... y además no me ha dado ningún estado de cuentas, tan sólo una copia de internet con el saldo de la cuenta del banco.

Esto tiene más migas de lo que esperaba y no quiero meter la pata

Para COMUNERO:

Como he comentado al otro compañero, la comunicación fue verbal y aprobado entre la mayoría de los vecinos (también hablado entre nosotros). Actualmente y a falta de cumplimentar la hoja del libro de actas, si soy el Presidente acordado entre todos los vecinos en una “junta extraordinaria” que convocamos entre los vecinos del bloque, tras haber dejado ya al administrador.

Efectivamente, seré como bien dices presidente-administrador, con toda la moral del mundo, ya que para mi es, podríamos decir un “hobby” J



Agradeceros a ambos vuestros consejos y esperando aún más, ya que con vuestra ayuda seguro que esto lo llevaré bien. Pienso que lo más difícil es empezar, luego ya será más llevadero.

Un saludo

A todos nos cuesta comenzar, pero desde aquí te iremos informando, lo importante es tener un poco de interés y perder un poco de tiempo que al principio cuesta pero luego lo llevarás de la mano y comprenderá que no es tan difícil. Comenzemos.

Te ha devuelto más de lo que yo pensaba ya que cuando dejan el cargo, suelen ser muy reacios a hacerlo.
El libro de actas. Este libro es uno de los más importante de la comunidad ya que en él se debe de escribir (bien letra manuscrita o de máquina si el libro es de hojas intercambiables). Se deben de escribir los actos de las reuniones, es decir, el convocante que suele ser el presidente o los propietarios cuando sean la cuarta parte o un número de estos que presenten el 25% de la cuota de participación.
Para rellenar el acta (esa primera y dado que ya la habéis hecho y el banco la exige para comprobar quién es el presidente o dos vecinos que de alguna forma serán, los responsables de cara al banco de la cuenta de ahorros) puedes poner que la convocatoria se hizo a petición de 3 vecinos (con nombre y apellidos) ya que esto supone más de la cuarta parte o bien que la convocó el presidente saliente.
El orden del día 1º) Cambio de administrador; 2)Presupuesto anual.

El formato puede ir como el modelo que ya te he dejado de acta en mi intervención anterior, si acaso puedes hacer un borrador y cuando lo tengas bien lo pasas al acta oficial. Ya hecho, lo deben de firmar los convocantes de la reunión (los 3 propietario o el presidente saliente).
Procura no hacer borrones.

Sobre las facturas, en ella viene especificado el nº de contrato (agua, luz, ascensor etc... y con ella puedes pedir una copia del contrato en la compañía correspondiente, aunque es posible que te pidan el libro de actas donde debe figurar tu nombre como presidente para que te la faciliten. Es posible que te cobren por las fotocopias.

Presupuesto.
El presupuesto, como bien dice la pabra, se presupone los gastos que va a tener la comunidad en el año, y sirve para determinar la cuota a pagar mensualmento o bimensual o trimestral (como la tengáis especificada). Te puede servir la del año anterior o las facturas de las que dispongas o el resumen de la cartilla de ahorros. Debes sumar las facturas del año anterior de luz, agua comunitaria, ascensor, limpieza etc... y sobre su total dividirlo por el nº de propietarios y su resultado por nº de pagos (12 mese, 6 mese o 4 mese etc..).
El tema de la cartilla puede ser más complicado ya que cada vecino debe informar a su banco para hacer directamente los ingresos en la cartilla comunitaria, ya que es posible que el administrador hiciera los ingresos en otra cuenta de la administración, eso lo debes de preguntar en el banco. Si los ingresos de cada vecino se hacen directamente en vuetra cartilla no hay problemas. Si no fuera de esta manera, a cada vecino debes de dar un modelo para que la entreguen en su banco para hacer la transferencia a vuestra cartilla. Un ejemplo, si un vecino opera con el banco de Santander y vuetra cartilla es del banco BBVA, este vecino debe:
1º cancelar los ingresos que venía efectuando al administrador saliente.
2º dar orden al banco para cambiar estos ingreso para hacerlo al banco de Santander al nº de cuenta de la comunidad.

Espero haberme explicado y ánimo.

Al final he puesto:

2º dar orden al banco para cambiar estos ingreso para hacerlo al banco de Santander al nº de cuenta de la comunidad.

Cuando quería decir (en el ejemplo) al BBVA a la cuenta de la comunidad.

Hola muy buenas,

Disculpad mi intromisión pero este foro es genial! Y tu pregunta viene siendo mi quebradero de cabeza durante los últimos días. Os cuento. Soy la presidenta de mi comunidad (10 propietarios). Recientemente he convocado una junta extraordinaria para informar sobre una serie de asuntos. El administrador, amparándose en la ley de protección de datos, no ha querido facilitarme el teléfono de mis vecinos, y lo cierto es que hay tres pisos en los que sus propietarios no viven. Yo he colgado la convocatoria en el ascensor y en el portal. A la junta acudieron 5 vecinos, 3 no estoy segura de que se hayan enterado y 2 no han acudido porque no les ha dado la gana. El caso es que en el transcurso de la reunión, llegado al tema de ruegos y preguntas se planteó el cambio de administrador, decidiendo que yo, como presidenta, me hago cargo de la administración(Por 3 votos a 2). Bien, yo, que hasta la fecha soy una ignorante en temas de administración de fincas y quiero hacer las cosas bien llevo desde entonces recabando información de todo tipo(este foro es una mina!). Así he descubierto un millón de cosas de gran interés. Y no estoy muy segura de que la decisión allí tomada, esté tomada con toda la legitimidad. Mi primera pregunta es ¿creeis que debo convocar otra reunión en la que figure como punto del orden del día "propuesta de cambio de administrador"? ¿Cómo informo a los propietarios que no viven en el edificio?
Eso por un lado. Por el otro, suponiendo que el acuerdo es legítimo o que se legitima, está el tema formal del cambio de administrador. Sé, porque ya lo he leído, que la comunidad debe remitir un escrito al administración informándole del cese de su actividad como administrador y que debe entregarme toda la documentación y libro de actas, así como supongo que un informe de las cuentas, con su cierre correspondiente. (Esto me parece de sentido común) La cuestión es que yo no puedo levantar acta de la reunión del otro día, porque no tengo el libro. ¿Puedo o debo, en el momento que tenga el libro, dar cuenta de la reunión? De momento he redactado un acta de mentira, un simulacro de lo que se supone que debería incluir en el libro de actas.

Entiendo que con posterioridad a la recepción de la documentación tengo que convocar una nueva reunión para asumir el cargo y aprobar los presupuestos.

Muchas gracias por anticipado. (me reitero, este foro es genial!!)

En primer lugar debería saber si esa reunión la convocó usted en tiempo y forma, es decir, que si estaba presente el administrador, que como secretario debe ser él el que debe rellenar el acta. Tenga en cuenta que el administrador es un órgano de gobiernode la comunidad y debe estar presente.

Dice usted que esa petición se hizo en el apartado de ruegos y preguntas, si es así no tiene validez, ya que los temas a tratar deben de estar en el orden del día, es decir, debe figurar en uno de los puntos del orden del día para que todos los propietarios sean conocedores de lo que se va a tratar en la reunión.

El tema de cese de un administrador se debe hacer con cierto sigilo ya que se trata de reeplazar a un profesional (que sabe lo que se hace) y que generalmente no está por la labor. De momento a usted como presidenta le ha negado el conocimiento de los domicilios de sus vecinos, cosa que no debe hacer por mucha ley de protección de datos que este señor quiera alegar, y el motivo es que contra menos se conozcan ustedes mejor para él. Usted como presidente es la máxima autoridad de la comunidad de propietarios, y usted debe saber los domicilios de sus vecinos así como tener una copia (si usted la quiere) de todos los contratos contraidos entre la comunidad y los servicios que tengan (ascensor, luz, limpieza, extintores, etc...). Tenga usted en cuenta que este profesional posiblemente tenga cerrado su despacho los sabados y festivos y por supuesto de noche. Si usted tiene la necesidad de contactar con algún vecino que no viva o viva, por un incidente o accidente, que ocurriera en estos periodos en sus viviendas, no podrá hacerlo, pregúntele si él, ese administrador, se responsabilizará de ese retraso de la comunicación por negarse a darle su dirección y teléfonos.

Lo mejor para cesarle es esperar a la junta ordinaria, la del año, la de cambios de cargos y cesarle insitu, ya que en esa convocatoria en su orden del día debe figurar: reelección de cargos u organos de gobierno o cambio de junta (como se le quiera llamar). Y si ya tenéis algo adelantado mejor, es decir, que ya estéis dispuesto a cesarle de antemano mucho mejor. No obstante, este profesional pondrá muchos inconvenientes antes de irse, pero lo dejará, no le quepa la menor duda.

Es un tema delicado el tratado ya que los profesionales suelen aprovechar su información privilegiada para jugar a su favor. Mi recomendación es que primero procure obtener el mayor número posible de datos e información relacionada con su comunidad. Por el motivo de su cargo "presidente" no le puede negar ningún documento que sea de la comunidad.

Debería convocar nueva junta extraordinaria incluyendo en los puntos del día el de cambio de cargos, por supuesto tiene que convocar al administrador también y solo en caso de que no asista este puede nombrar a un propietario o usted misma hacer las funciones de secretaria. Esto ha de hacerse constar al principio de la junta y exponer los motivos que existan para realizar las funciones de administrador-secretario por alguien distinto al cargo aprobado debidamente en junta.

Reúnase con el si es posible, antes de la junta y vaya recabando toda la información que pueda sobre su comunidad.

De no entregarle el libro de actas puede iniciar demanda por retención de documento privado, y mientras tanto puede rellenar hojas con lo aprobado en las juntas que tinen tanta validez como las del propio libro. Cuando tenga el libro pasa éstas a continuación de la última y tema zanjado.

Mucas gracias por vuestras respuestas y disculpadme que haya estado tanto tiempo en la inopia, entre las vacaciones y otros asuntos personales ... pues...

Os cuento. La semana que viene tenemos la reunión "oficial" y extraordinaria para el cambio de administrador. Está debidamente convocada y con tiempos suficiente. (Como yo sigo sin tener teléfonos pues se ha encargado él de las comunicaciones). Hablé con él y le comenté nuestra intención de prescindir de sus servicios. No planteó ninguna objeción, pero a ver. En la reunión se tomará le decisión "oficial". Y a partir de ahí. Ya empezaré con todo el papeleo. Tengo copia de los libros de actas (y creo que le faltan hojas!!!) En fin. Camino de rosas no va a ser pero...